Çalınan faturalar için zayi belgesi almayı ihmal etmeyin.

Bir okurum daha önce kullandığı belgelerle birlikte kullanmadığı (boş) faturaları da kaybettiğini, bu durumda ne gibi tedbirler alması gerektiğini soruyor.

Gerçekten bazı mükellefler farklı sebeplerle ellerindeki belgeleri kaybedebiliyor. Böyle durumlarda zamanında alınacak bazı tedbirler, mükellefleri daha sonra büyük problem yaşamaktan kurtarır.

Fatura, sa­tılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır. Mükellefler sattıkları emtia veya yaptırdıkları işler için fatura vermek ve alıcılar da fatura istemek ve almak mecburiyetinde. Faturalar mükellefler tarafından anlaşmalı matbaalara bastırılıyor. Matbaalar, ilgili bilgileri mükellefin vergi dairesine bildiriyor. Böylece teorik olarak vergi dairesi hangi mükellefin ne tür belgeyi, kaç adet bastırdığını biliyor. Yapılan inceleme ve kontrollerde bu bilgilerden de faydalanılıyor. Mükelleflerin faaliyette bulundukları yıllar boyunca bu bilgi ve belgeleri muhafaza etmesi, her açıdan faydalarına. Özellikle alınan faturalarda gösterilen KDV'lerin indiriminin kabul edilmemesi, dolayısıyla daha önce mükellefe ödenen bu verginin cezasıyla vergi dairesine tekrar yatırılmaması için bu çok önemli. Vergi Usul Kanunu'na göre belgelerin kullanıldığı yılı müteakip eden yıldan itibaren beş yıl saklanması zorunlu. Yatırım indirimi, yıllara sari inşaat gibi durumlarda bu süre uzayabiliyor. Türk Ticaret Kanunu'na göre bu sürenin on yıl olduğu da unutulmamalı. Mükellefler faaliyetlerine son verirlerse bile bu belgeleri saklamak zorunda. İş bırakma veya mükellefiyetin terki durumlarında vergi dairesine yapılacak bildirimde bastırılan belgeler, bunlardan kullanılmış olanlar ile henüz kullanılmayan belgeler tutanakla tespit ediliyor. Kullanılmamış belgelerin vergi dairesine ibraz edilmesi ve ya­tay ya da dikey şekilde kesilmek suretiyle kullanılmayacak şekilde iptal edilmesi gerekiyor.

Vergi Usul Kanunu'nda yangın, deprem, sel ve su basması, hırsızlık, kaybolma gibi sebeplerle mükelleflerin kullanmak üzere bastırdığı belgelerin zayi olması, mücbir sebep hali olarak kabul ediliyor. Çünkü bu sebeplerle mükelleflerin belgelerinin zayi olması halinde muhafaza ve ibraz yükümlülüğü yerine getirilemez. Bu durum, mükelleflerin ağır maddi müeyyidelere, hatta hapis cezasına çarptırılmalarına sebep olabilir. Mücbir sebebe ilişkin hükümler iki şekilde geçerlilik kazanıyor. Mücbir sebep halinin idare tarafından bilinmesi halinde geçerli olan durumda karar idare tarafından alınıyor. Maliye, genel hayatı etkileyecek tarzda meydana gelen, herkesçe malum tabii afet halini mücbir se­bep olarak kabul edip, buralarda bulunan mükelleflerin başvurusuna gerek kalmadan mücbir sebep haline ilişkin hü­kümleri çalıştırıyor. Diğer ihtimal ise durumun lokal bazda yaşanması ve sadece ilgili mükellef tarafından bilinmesi. Kısacası hırsızlık, yangın, su basması gibi bireysel durumlarda mücbir sebebin mağdur mükellefler tarafından ispat edilmesi gerekiyor. Bu durumlarda itfaiyeden veya jandarmadan temin edilecek rapor mahkemeye sunularak zayi belgesi alınıyor.

Mükellefler kullandıkları belgeler bu tür sebeplerle zayi olduğunda, on beş gün içinde işletmenin bulunduğu yerin yetkili mahkemesinden zayi belgesi talep etmek zorunda. Bu zayi belgesi mükelleflerin defter ve belgelerini ibraz etmeme suçundan kurtulmalarını sağlar. Ayrıca daha önce indirim konusu yapılan KDV'nin reddedilmesi sebebiyle cezalı olarak tekrar ödenmesinin de önüne geçer. Gerçi bazı inceleme elemanları ibraz edilmeyen faturalardaki indirim KDV'leri reddederek re'sen KDV tarhiyatı önerebiliyor. Ancak Ba ve Bs formlarından veya mükellefin verdiği bilgilerden hareketle indirim KDV'lere ilişkin karşıt inceleme yapılması ve doğruluğu halinde bu belgelerdeki vergi indiriminin kabul edilmesi hakkaniyete daha uygun bir yaklaşım. Henüz kullanılmamış boş durumda bulunan faturaların çalınması, kaybolması veya diğer sebeplerle ziyaı halinde de durumun tutanakla kayıt altına alınması gerekiyor. Çünkü bazı inceleme elemanları kaybolan her boş fatura için bir matrah takdir edebilmekte ve mükellefin gerçekte tahsil etmediği kazancın vergisinin aranmasını isteyebilmektedir. Uygulamada, boş faturaların kaybolması veya çalınması mükellefler için önemli bir risk oluşturur. Çünkü bu tür faturalar, mükellefin iradesi dışında başkaları tarafından düzenlenerek piyasaya sürülebiliyor. Bu da mükellefleri, vergi incelemeleri sırasında ciddi sıkıntılarla karşı karşıya getiriyor.

Kaybolan veya çalınan faturalarla ilgili mükellefin bu durumu öğrendiği tarihten itibaren ilgili vergi dairesine yazılı olarak bildirmesi gerekiyor. Bildirimde belgelerin kaybına sebep olan olaya ilişkin itfaiye, jandarma veya karakoldan alınan rapor veya tutanak da eklenmeli. Bu bildirimde ve daha sonra verilecek gazete ilanında kaybolan/çalınan belgelerin seri ve sıra numaralarına da yer verilmeli. Böylece iyi niyetli başka mükelleflerin sahte fatura kullanmak suretiyle mağdur olması bir derece de olsa engellenmiş olur. Kullanılmamış boş durumdaki faturalar için mahkemeler çoğu zaman zayi belgesi vermez. Bu yüzden mahkemeye başvurmaya gerek yok. Ticari faturaların işletme personeli tarafından kötü niyetli kullanılması, kaybedilmesi gibi durumlarda hemen ilgili cumhuriyet savcılığına suç duyurusunda bulunulması gerekiyor.

Ahmet YAVUZ
ZAMAN